¿Cómo mejorar mi productividad personal?

El mayor problema que enfrentamos a diario en las organizaciones es el despilfarro de tiempo. Como consecuencia, estamos ocupados todo el día y nuestra productividad puede resultar muy baja. De hecho, un estudio de una universidad holandesa señaló que los colombianos estamos en la lista de los países que más horas dedican al trabajo con un total de 1.956 horas, mientras que en Europa el promedio es de 1.300 horas anuales. La pregunta clave es: ¿cuál es la relación entre el rendimiento y el tiempo empleado?

Las causas

A simple vista, hay algunas causas que ayudan a explicar nuestros bajos niveles de productividad laboral en el mundo directivo.

Muchas reuniones y comités

Un comité es tremendamente adictivo. Es un mecanismo social necesario para el buen desempeño de las organizaciones. Sin embargo, nos lleva a perder el tiempo a borbotones cuando no hay un objetivo previo, un orden del día y, sobre todo, cuando no se tiene un claro alcance del comité. Me explico: todo coordinador de un comité debe tener claro previamente si lo que espera es brindar información, impulsar la gestión o tomar decisiones.

Inventarnos nuevas tareas

Somos muy de la idea de relacionar nuestra diligencia con autoimponernos nuevas tareas o compromisos que muchas veces no crean valor. Antes de sugerir un compromiso, una tarea o una responsabilidad para uno mismo o para alguien, es bueno detenernos y preguntar: ¿es necesario?, ¿aporta valor?, ¿ayuda a tomar una decisión?, ¿se compadece el tiempo que se va a emplear con la utilidad que va a generar?

Largas jornadas de trabajo

Cuando tenemos pico y placa, surge la patente de corso para despilfarrar el tiempo porque sabemos que habrá mucho tiempo para todo lo que hay que hacer. Como consecuencia, se nos pasa el tiempo en las redes sociales, el periódico o mirando la web. Muchas veces nuestros problemas no se deben a la falta de tiempo sino a nuestra falta de prioridades. A más tiempo disponible, mayor riesgo de despilfarro.

El correo electrónico es un gran amigo pero puede ser el peor enemigo

Nada peor para distraernos que el sonido de nuestro dispositivo cuando entra un e-mail y la tentación de querer abrirlo inmediatamente. ¿Cuántas horas al día le dedicamos al correo electrónico? ¿Cuántos mensajes son realmente relevantes? ¿Qué sucede si las respuestas son más reflexionadas y menos impulsivas? ¿No será conveniente un horario de lectura de correo para organizar mejor la jornada?

No obstante, la causa más estructural del despilfarro de tiempo es no entender la naturaleza de ser directivo. Un directivo es aquel que “no hace nada” pero hace que todos hagan. Es decir, es un motor de otros motores, lo cual nos da a entender que su efectividad está asociada a su capacidad de delegar, pensar y decidir. Cuánto daño nos hace entender al directivo como un ejecutivo (el que ejecuta) y no como el que es capaz de desarrollar e impulsar a los demás.

¿Qué hacer?

• Hay que priorizar. La palabra prioridad viene del latín prior “primero entre dos”. Eso implica que no podemos creer que el secreto de la productividad es añadirle más cosas al día. Por el contrario, se trata de escoger aquello que hacemos mejor, nos gusta más y nos produce mejores resultados. Las dos grandes preguntas para priorizar bien son: ¿qué te acerca a tus metas?, y ¿qué es lo verdaderamente importante para ti?
• Aprender a aplicar la Ley de Parkinson. “Una tarea crecerá en importancia y complejidad en relación con el tiempo asignado para llevarla a cabo”. Traducido a nuestro lenguaje, significa que derrochamos tiempo y concentración en tareas importantes y no asignamos tiempos precisos para su culminación. Si tenemos un horario y señalamos que solo tenemos dos horas para hacer un informe, seguramente lo lograremos porque hemos concentrado toda nuestra atención y nos hemos enfocado en lo esencial.
• Hay que tener una lista de las cosas que hay que hacer y, sobre todo, la lista de las cosas que no haremos. Hay que aprender a decir que no (y más en nuestra cultura colombiana).
• Aprender a dosificar la información que recibimos. Uno de los mayores problemas de los trabajadores del conocimiento es que tenemos una polución informativa que nos agobia sin darnos cuenta. Debemos aprender a simplificar, a enviar menos información. Si leyera todo lo que me llega al whattsapp, no tendría tiempo para hacer lo que me gusta: leer, escribir, correr. Ante la polución informativa es bueno hacernos las siguientes preguntas: ¿es negativa la noticia?, ¿es relevante (de cara a tus objetivos)?, ¿tu opinión influye en la noticia?
• Aplicar la Ley de Pareto. Aprende a escoger las pocas actividades vitales que te pueden asegurar un mayor rendimiento. Esto quiere decir: descubrir en cada actividad cuál es la relación entre la inversión de recursos con los resultados esperados.

En conclusión, aprender a gestionar el recurso más escaso en las organizaciones, como lo es el tiempo, no tiene la finalidad de aumentar nuestra actividad. Por el contrario, tiene el objetivo de ganar libertad. Y la libertad es para compartir más tiempo con nuestros seres queridos, vivir la vida y, sobre todo, para ser mejores personas y profesionales.

Fuente: Revista Dinero